Privacyverklaring van Scale Engine Marketing

Scale Engine Marketing is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring.

Zet een klant van ons persoonsgegevens van anderen in onze omgeving, zoals gegevens van zijn eigen klanten in een bestand of de contacten in Sales, dan is die klant daarvoor verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst bij onze algemene voorwaarden.

Account. Je naam, e-mailadres en taal en, als je ze gebruikt, je wachtwoord (alleen als hash), je passkeys, je tweestapsverificatie (het geheim versleuteld) en je koppeling met Google. Waarvoor: inloggen en je onze dienst leveren. Grond: de overeenkomst met jou.

Beveiliging. Bij het inloggen en bij wijzigingen aan je account leggen we vast wanneer dat gebeurde, vanaf welk IP-adres en met welk apparaat (alleen browser en besturingssysteem). Tegen raden en misbruik tellen we pogingen per IP-adres, e-mailadres of account, bijvoorbeeld bij het inloggen, bij het contactformulier en bij het meten van bezoek; die tellers vervallen na korte tijd. Waarvoor: je account en onze dienst beveiligen. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

Akkoord met de voorwaarden. De versie, het moment en het IP-adres. Waarvoor: kunnen aantonen waarmee je akkoord ging. Grond: ons gerechtvaardigd belang.

Betalingen. Neem je een pakket af, dan betaal je via Stripe. Je kaart- of bankgegevens vul je in bij Stripe; die krijgen wij niet. Van Stripe ontvangen wij je abonnement en je facturen (nummer, bedrag, btw, status en betaaldatum). Waarvoor: de betaling en onze administratie. Grond: de overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht.

Vragen en contact. Stel je een vraag in je omgeving, dan bewaren we het onderwerp en de berichten. Gebruik je het contactformulier op de website, dan sturen we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht per e-mail naar ons supportadres en krijgt ons team een melding met je naam en e-mailadres. Waarvoor: je vraag beantwoorden. Grond: ons gerechtvaardigd belang, of de overeenkomst als je klant bent.

Bestanden en organisatie. Bestanden die je in je omgeving zet en, als je een organisatie gebruikt, de naam daarvan en wie er met welke rol lid is. Waarvoor: je onze dienst leveren. Grond: de overeenkomst.

E-mail. Wij sturen je de e-mails die bij onze dienst horen, zoals om je e-mailadres te bevestigen, je wachtwoord te herstellen, een uitnodiging of een antwoord op je vraag. Van elke e-mail bewaren we aan wie hij ging, de soort, het onderwerp en of hij is verstuurd, zonder de inhoud. Grond: de overeenkomst.

Meldingen. Berichten over je account in je omgeving, zoals dat er een antwoord op je vraag is. Grond: de overeenkomst.

Foutmeldingen. Gaat er op de website of in de app iets mis, dan krijgen wij een foutmelding met de pagina, de versie, je apparaat (browser en besturingssysteem) en, als je bent ingelogd, je account. Waarvoor: fouten vinden en oplossen. Grond: ons gerechtvaardigd belang.

Bezoek aan de website. Wij tellen bezoek zonder cookie en zonder IP-adres: per tabblad een willekeurig nummer, de pagina, de website waar je vandaan kwam, je taal en de soort apparaat (telefoon of computer). Daarmee kunnen wij je niet herkennen. Waarvoor: zien hoe de website wordt gebruikt en waar mensen afhaken bij het aanmelden. Grond: ons gerechtvaardigd belang.

Bewaking van je bedrijven. Gebruik je de bewaking, dan bewaren we de namen, omschrijvingen en websites van je bedrijven en de adressen die je laat bewaken, en van elke meting het tijdstip, de HTTP-status, de duur, de uitkomst, de soort fout en de verloopdatum van het certificaat. Wordt een adres onbereikbaar of weer bereikbaar, of verloopt een certificaat binnen 14 dagen, dan mailen we de eigenaren van je organisatie. Waarvoor: je laten weten of je websites en apps bereikbaar zijn. Grond: de overeenkomst.

Websites en SEO. Gebruik je Websites & SEO, dan lezen we elke nacht, en als een lid van je organisatie erom vraagt, de voorpagina, robots.txt, de sitemap en een steekproef van de pagina’s daaruit van de websites van je bedrijven, en eens per week, en op verzoek, de hele website: de openbare pagina’s die via de links en de sitemap te vinden zijn, tot het aantal van je pakket. Hoe snel ze laden, meten we met PageSpeed Insights van Google, dat daarvoor de adressen van die pagina’s krijgt. Van elke controle bewaren we wanneer en waarom hij liep (’s nachts of op verzoek, en welk account erom vroeg), het adres, de score en de bevindingen: wat we op die pagina’s lazen, zoals titels, koppen en adressen, en bij de hele website ook welke pagina’s we vonden, hoe ze naar elkaar verwijzen en hoe snel ze laden. Vraagt een lid een controle aan, dan staat dat in het logboek van ons beheer. Waarvoor: je laten zien hoe je websites ervoor staan in zoekmachines. Grond: de overeenkomst.

Sales. Gebruik je Sales, dan bewaren we de contacten, deals en activiteiten die de leden van je organisatie vastleggen, met welk lid eigenaar van een deal is en wie een activiteit vastlegde. De gegevens van de contacten zelf zijn van je organisatie: daarvoor is je organisatie verantwoordelijk en zijn wij verwerker (zie 1.2). Belangrijke wijzigingen, zoals een contact of deal toevoegen of verwijderen, een andere fase of eigenaar en een export, leggen we vast in het logboek van ons beheer: welk account en wanneer, zonder namen of inhoud. Waarvoor: je verkoop bijhouden. Grond: de overeenkomst.

Koppelingen met je bedrijven. Koppel je een bedrijf, dan bewaren we het adres van het beheer van dat bedrijf, het token dat je daar maakte (alleen versleuteld), wie de koppeling maakte, de stand ervan en de laatste cijfers van het overzicht. Wat we bij het bedrijf lezen (de klantenservice, klanten, abonnementen, betalingen, het bezoek en de mails) tonen we je en bewaren we niet; we bewaren alleen welke berichten een lid als afgehandeld markeert. De gegevens van de klanten van je bedrijf zijn van je organisatie (zie 1.2). Waarvoor: je bedrijven op één plek volgen. Grond: de overeenkomst.

Social media. Gebruik je social media, dan bewaren we de berichten van je organisatie (het onderwerp, de tekst, de varianten van de AI en de beelden), het profiel van je bedrijven, en per opdracht wanneer en door welk lid hij werd gevraagd, de soort, de uitkomst en wat hij verbruikte. De gegevens van een opdracht (het onderwerp, een aanwijzing of een beschrijving van een beeld, en de naam, omschrijving, website en het profiel van het bedrijf) gaan naar Anthropic (de teksten) of OpenAI (de beelden); je naam en e-mailadres niet, alleen een code per organisatie die niet naar jou te herleiden is. Waarvoor: de teksten en beelden maken waar je om vraagt, en het tegoed tellen. Grond: de overeenkomst.

Rapporten en samenvatting. Gebruik je Websites & SEO, dan bewaren we de maandrapporten van je bedrijven. Een wekelijkse samenvatting van je SEO-cijfers (de controles en, als het gekoppeld is, Search Console) maakt Claude van Anthropic, zonder persoonsgegevens. Waarvoor: je in het kort laten zien hoe je bedrijven ervoor staan en wat je kunt verbeteren. Grond: de overeenkomst.

Search Console. Koppelt een eigenaar van je organisatie Google Search Console, dan bewaren we de toegang die hij bij Google gaf (alleen versleuteld), welke website in Search Console bij welk bedrijf hoort, en per dag en per week de totalen: klikken, vertoningen, de gemiddelde positie en de belangrijkste zoektermen en pagina’s. Die toestemming kan hij in je omgeving of bij Google weer intrekken. Waarvoor: je laten zien hoe vaak en op welke positie je websites in Google verschijnen en hoe vaak erop wordt geklikt. Grond: de overeenkomst.

Wat je omgeving zelf doet. Binnen de instellingen die een eigenaar kiest, doet je omgeving ook zelf dingen, zoals een controle opnieuw doen of meldingen mailen. Per handeling bewaren we wat er gebeurde en wanneer, en welk lid een voorstel aannam of afwees. Waarvoor: je laten zien wat je omgeving voor je deed, en het binnen je grenzen houden. Grond: de overeenkomst.

Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. Wat we in je browser opslaan en waarom, staat op onze pagina Cookies en opslag (scaleenginemarketing.nl/cookies).

Kies je voor inloggen met Google, dan laadt de inlogpagina een script van Google en kan Google eigen cookies gebruiken; daarvoor geldt het beleid van Google.

Voor onze dienst schakelen wij deze partijen in: het RD-Networks-platform op IONOS Cloud in de EU (Frankrijk/Duitsland), waarop de website, de app en de database draaien; de RD-Networks-relay (no-reply@rd-networks.nl), waarmee we e-mail versturen; Stripe, waarmee je een pakket betaalt en dat je betaalgegevens verwerkt; Google, als je kiest voor inloggen met Google, voor de snelheid van je pagina’s (zie 2.12) en, als een eigenaar het koppelt, voor Search Console (zie 2.17); en Anthropic en OpenAI, alleen als je social media gebruikt (zie 2.15), en Anthropic ook voor de samenvatting van je SEO-cijfers (zie 2.16).

Wij verkopen je gegevens niet. Aan anderen geven we ze alleen als de wet ons daartoe verplicht.

De WhatsApp-koppeling, zelf antwoorden vanuit je omgeving en verdere marketing van je bedrijven bouwen we op. Zodra die beschikbaar zijn, vullen we deze verklaring aan, voordat we daarvoor gegevens verwerken.

Onze hosting staat in de Europese Unie (Frankrijk/Duitsland). Stripe en Google kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; dat mag alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt.

Anthropic en OpenAI verwerken de gegevens van een opdracht voor social media in de Verenigde Staten; ook dat mag alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt.

Je account en wat daarbij hoort, bewaren we zolang je account bestaat.

Vraag je ons je account te verwijderen, dan doen we dat binnen 30 dagen. We wissen dan je naam, je e-mailadres, je inlogmiddelen, je IP-adressen en apparaten, je adres in ons overzicht van verstuurde e-mails, je meldingen, de tekst van je vragen, je eigen bestanden en je lidmaatschap van een organisatie. Bestanden die je met een organisatie deelt, horen bij die organisatie en blijven voor de andere leden staan. Hetzelfde geldt voor de bedrijven, adressen en SEO-controles van een organisatie en voor wat je in Sales vastlegde; deals waarvan je eigenaar was, hebben dan geen eigenaar meer.

Facturen en betalingen bewaren we zolang de wet dat voorschrijft (de fiscale bewaarplicht is zeven jaar), ook na het verwijderen van je account. Ook je gegevens als klant bij Stripe blijven dan bestaan; daarvoor geldt het beleid van Stripe.

E-mails in ons support-postvak, waaronder berichten via het contactformulier, bewaren we 2 jaar.

Eenmalige links (zoals een link om je wachtwoord te herstellen) en afgehandelde taken in onze wachtrij, zoals e-mails die daar op verzending wachtten, ruimen we 30 dagen na afloop automatisch op.

Metingen van de bewaking bewaren we 30 dagen. Daarna houden we per adres en per dag alleen het aantal metingen, het aantal geslaagde en de gemiddelde duur, zolang het adres in je omgeving staat. Verwijder je een bedrijf of een adres, dan verdwijnen de metingen en de dagtotalen mee.

Van Websites & SEO bewaren we de bevindingen van een controle, en bij de hele website de gevonden pagina’s en hun snelheid, 30 dagen; die van de laatste controle en van de laatste controle van de hele website van een bedrijf blijven staan zolang het de laatste is. Het tijdstip, de score en de aantallen van elke controle bewaren we zolang het bedrijf in je omgeving staat. Verwijder je een bedrijf, dan verdwijnen ook zijn controles.

Contacten, deals en activiteiten in Sales bewaren we tot je organisatie ze verwijdert; wij ruimen ze niet vanzelf op. Een contact verwijderen wist zijn gegevens; zijn deals blijven staan zonder contact, met hun activiteiten. Een deal verwijderen wist ook zijn activiteiten. Verlaat een lid de organisatie, dan blijven zijn deals staan zonder eigenaar.

Staan je gegevens ook in een back-up van het platform, dan verdwijnen ze daaruit als die back-up vervalt.

Een koppeling met een bedrijf, met zijn stand, cijfers en de markeringen van afgehandelde berichten, bewaren we tot je de koppeling of het bedrijf verwijdert; wij ruimen ze niet vanzelf op.

Berichten, beelden en profielen van social media bewaren we tot je organisatie ze verwijdert; wij ruimen ze niet vanzelf op. Een bericht of bedrijf verwijderen neemt zijn beelden mee. Wanneer, door wie en met welk verbruik een opdracht werd gevraagd, bewaren we zolang je organisatie bestaat: daarmee tellen we het tegoed. Hoe lang Anthropic en OpenAI de gegevens van een opdracht bewaren, staat in hun eigen beleid.

Je maandrapporten en de samenvattingen van je SEO-cijfers bewaren we tot je organisatie ze of het bedrijf verwijdert; wij ruimen ze niet vanzelf op. Hoe lang Anthropic de gegevens voor een samenvatting bewaart, staat in zijn eigen beleid.

De gegevens van Search Console bewaren we tot een eigenaar de koppeling of het bedrijf verwijdert. Trekt hij de toestemming bij Google in, dan halen we niets meer op; wat er al was, blijft staan tot hij het verwijdert.

Technische gegevens over het ophalen (welke opvraging wanneer liep en of hij lukte, zonder de uitkomst) bewaren we 30 dagen.

Het logboek van wat je omgeving zelf deed of voorstelde, bewaren we zolang je organisatie bestaat.

Wij beveiligen je gegevens onder meer met versleutelde verbindingen (https), wachtwoorden, herstellinks en inlogcodes die we alleen als hash bewaren, versleutelde geheimen voor tweestapsverificatie, een verplichte tweede factor voor onze medewerkers in het beheer, een logboek van elke handeling in het beheer en een grens aan het aantal inlogpogingen.

Downloadt een medewerker van ons een document van je, dan zie je dat terug in het beveiligingsoverzicht van je account.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om die te beperken.

In je omgeving, bij Instellingen, download je zelf al je gegevens als één bestand en vraag je verwijdering van je account aan. Je kunt ook mailen naar support@scaleenginemarketing.nl.

Wij reageren binnen een maand. Een verzoek om verwijdering voeren we binnen 30 dagen uit.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als er een dienst bijkomt. De nieuwste versie staat altijd op onze website, met de datum waarop hij geldt.

Vragen over je privacy? Mail naar support@scaleenginemarketing.nl of schrijf naar Scale Engine Marketing, Industrieweg 14, 2712 LB Zoetermeer.